Ochrona danych osobowych w Zarządzie Transportu Miejskiego w Poznaniu

Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu w pełni respektuje i szanuje  prawo do ochrony danych osobowych klientów publicznego transportu zbiorowego, pracowników, kontrahentów i partnerów. W związku z tym przedstawiamy Państwu najważniejsze zasady ochrony danych osobowych funkcjonujące w ZTM.

Administrator danych osobowych

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu (ZTM) z siedzibą przy ulicy Matejki 59, 60-770 Poznań, a w zakresie wydawania i obsługi karty PEKA, Miasto Poznań, w imieniu i na rzecz którego działa Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu (ZTM).

Zawsze przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych, ZTM identyfikuje cel i podstawę prawną przetwarzania oraz określa okres przechowywania danych.

Przetwarzanie danych osobowych w ZTM

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane:

• ze względu na realizację umowy, która wiąże Państwa z Administratorem lub działania niezbędne do jej zawarcia (Art. 6 ust. 1 lit. b),
• ze względu na wymagania prawne, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator (Art. 6 ust. 1 lit. c),
• gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (Art. 6 ust. 1 lit. e),
• na podstawie uzyskanej od Państwa zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a).

Jeżeli jesteś naszym klientem…

Państwa dane osobowe są nam potrzebne, by zrealizować umowę jaką Państwo zawierają z ZTM korzystając z publicznego transportu zbiorowego organizowanego przez ZTM (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust 1 lit. b RODO), Wykorzystujemy je do:

- wydania imiennej karty PEKA, zakupu i obsługi elektronicznych biletów (dane będą przetwarzane do momentu likwidacji konta/karty PEKA, a następnie w ograniczonym zakresie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (zwykle 10 lat).

- weryfikacji uprawnienia do przyznania ulgi - do momentu wygaśnięcia ulgi,

- weryfikacji dokumentu przewozu (bilety i uprawnienia do ulg/zwolnień) - przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy (zwykle 10 lat).

- wystawienia wezwania do zapłaty opłaty dodatkowej (brak ważnego biletu), do momentu wygaśnięcia zobowiązania a następnie przez 6 lat ze względu na prawo podatkowe.

- obsługi reklamacji od opłat dodatkowych- do momentu zakończenia obsługi reklamacji a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (zwykle 10 lat).

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również ze względu na wymagania prawne ciążące na ZTM (art. 6 ust 1 lit. c RODO), w celu:

- obsługi reklamacji, a także skarg, wniosków i petycji; będą one przetwarzane do momentu zakończenia postępowania, a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (zwykle 10 lat).

Z uwagi na konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania oraz zapewnienia zgodności z prawem, Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane takim podmiotom jak:

Urząd Miasta Poznania i jego jednostki organizacyjne, Rada Miasta Poznania, dostawcy systemów IT, firmy doradcze i konsultingowe, kancelarie prawne i windykacyjne, operatorzy (przewoźnicy realizujący przewozy na rzecz ZTM), firmy realizujące usługę niszczenia dokumentów, rejestry dłużników. Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione uprawnionym podmiotom, takim jak Sąd, Prokuratura, Policja itd., na ich uzasadniony wniosek

Jeżeli jesteś naszym kontrahentem…

Państwa dane osobowe są nam potrzebne, by zrealizować umowę, którą Państwo zawierają z ZTM (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust 1 lit. b RODO). Przede wszystkim dla:

- wyboru kontrahenta w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i będą przechowywane przez okres co najmniej 4 lat od zakończenia postępowania.

- realizacji umowy z kontrahentem i będą przechowywane przez okres minimum 6 lat od daty zakończenia umowy ze względu na wymagania przepisów prawa podatkowego a jeśli umowa zostaje zawarta z finansowaniem z funduszy EU bądź okres gwarancji jest dłuższy, okres ten może ulec wydłużeniu.

- zapewnienia bezpieczeństwa informacji i będą przetwarzane przez okres 5 lat po zakończeniu umowy.

Z uwagi na konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania oraz zapewnienia zgodności z prawem Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom takim jak Urząd Miasta Poznania i jego jednostki, Rada Miasta Poznania, Krajowa Izba Odwoławcza, dostawcy systemów IT, firmy doradcze i konsultingowe, kancelarie prawne i windykacyjne, firmy realizujące usługę niszczenia dokumentów oraz innym uprawnionym podmiotom na uzasadniony wniosek np. Policja, Prokuratura, Sąd itp.

Każdorazowo dokładamy wszelkich starań, aby zostali Państwo poinformowani o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tego przetwarzania, okresie retencji danych i wszystkich innych kwestiach wymaganych przez RODO w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

Prawa osób, których dane dotyczą

Możecie Państwo adresować do nas wnioski zawierające żądania o realizację przysługujących Państwu praw. Prawa te dotyczą w szczególności:

1)      dostępu do danych osobowych,

2)      sprostowania ich,

3)      usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),

4)      ograniczenia przetwarzania,

5)      przenoszenia danych osobowych,

6)      sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania.

Wniosek może być przesłany pocztą, mailowo, lub złożony za pośrednictwem Biura Obsługi Klienta ZTM.

Jeżeli realizacja wniosku będzie trwała dłużej niż miesiąc - o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem/wiadomością (ewentualne przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków).

Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny – w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku, skierujemy do Państwa prośbę o jego uzupełnienie.

Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie w miarę możliwości prowadzona również w tej formie. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest nieuzasadnione lub często powtarzane, Administrator może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji albo odmówić rozpoznania wniosku.

Dodatkowo, w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, których skutki mogą Państwa dotyczyć, zostaną Państwo o tym poinformowani.

 Inspektor Ochrony Danych

W

W ZTM powołano Inspektora Ochrony Danych (Hanna Lewandowska) oraz Zastępcę Inspektora Ochrony Danych (Roman Przybylski).

Inspektor Ochrony Danych weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych oraz dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane przez ZTM.  Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się we wszelkich sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowymi (w zakresie w jakim dane te są przetwarzane przez Administratora):

• elektronicznie na adres e-mail: iod(at)ztm.poznan.pl,
• pisemnie na adres: Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu, ul. Matejki 59, 60-770 Poznań.

Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, również prosimy o kontakt poprzez wskazany adres. Z przyjemnością udzielimy szczegółowych informacji.